4 ASTUCES POUR MIEUX GÉRER VOS EMAILS CLIENTS
Les clients nous contactent de plus en plus par mail pour obtenir un devis, le plus souvent après avoir trouvé notre contact sur internet. On se retrouve avec plein de demandes, certaines qu’on adorerait conclure et d’autres plus loufoques (du genre un gâteau de 50 personnes pour un budget 100€)
Non-seulement les emails nous prennent du temps, mais jouent aussi parfois avec nos émotions : pas de réponse, c’était trop cher/oh non comment ai-je pu accepter de le faire pour aussi peu/je n’ai plus le temps, etc.
Voici donc les astuces pour mieux gérer les emails et surtout notre temps si précieux:
- Le prix, encore le prix…
Si vous sentez dès le premier contact que le prix est le critère majeur de décision, ne passez pas des heures à rédiger un devis détaillé.
N’envoyez pas de maquettes détaillées jusqu’à l’emplacement exact de la dernière paillette ; la discussion ne fera que s’éterniser pour probablement pas grand-chose.
Votre site web doit absolument contenir une page donnant au moins votre fourchette de prix, cela évitera que certains perdent leur temps et surtout le vôtre avec des emails qui n’aboutiront à rien de concret.
Envoyez le lien à ceux qui n’ont pas pris la peine de la consulter avant de vous écrire avec ces quelques phrases standard :
« Je serai ravie de réaliser votre gâteau de [célébration]. Un modèle tel que vous le décrivez devrait couter entre [prix et prix]. +lien vers votre site web
Si vous souhaitez confirmer votre commande, vous pouvez me contacter par mail ou téléphone pour finaliser les détails. »
- Suivi des devis envoyés
Une fois que vous avez envoyé un devis, la balle est désormais dans leur camp. Si vous y tenez, vous pouvez les relancer au bout de quelques jours.
Personnellement, je ne réécris à un client que si j’ai vraiment envie de faire ce gâteau en particulier, sinon, j’ai certainement mieux à faire de mon temps.
Vous enverrez certainement de nombreux devis qui resteront sans réponse. Ne paniquez pas et ne vous dîtes surtout pas que vous étiez sure que le prix envoyé était trop élevé.
Je suis sure que vous avez-vous aussi déjà demandé des devis à des plombiers et n’avez répondu qu’à celui que vous avez choisi à la fin, on ne peut pas leur en vouloir.
- Modification du devis
Certaines personnes demandent à modifier le devis encore et encore, au point que ce qui était une pièce montée de 5 étages est devenu un gâteau ‘très simple’ pour 6 personnes.
A ce stade, vous avez tellement laissé faire et perdu tellement de temps, que la seule issue est l’arrêt net de la conversation.
La prochaine fois que vous sentez que ce genre de situation risque de se répéter, n’hésitez pas à décrocher votre téléphone pour finaliser les détails et faire payer l’acompte, ou au contraire mettre fin de manière polie, en prétextant l’urgence :
« La date souhaitée commence à se remplir. Afin de pouvoir donner suite à votre commande, j’aurais besoin d’une confirmation d’ici le [jour] au plus tard, ainsi que du versement d’un acompte de [montant] sur le compte suivant [numéro] »
En gros, vous devez les presser à se décider dans un sens ou dans l’autre, mais surtout d’arrêter de vous faire perdre votre temps.
- Facilitez le processus de commande.
Si vous arrivez au stade où ils veulent passer commande, ne compliquez surtout pas les choses: il ne faut pas leur demander de vous appeler entre 15h17 et 15h23 le 29 février, ou de devoir signer un contrat de trois pages*…
Faites-les payer un acompte de la manière la plus simple et rapide possible :
« Pour confirmer votre commande, merci de bien vouloir faire un virement de [tant] sur le compte numéro [xxx] ou cliquer sur le lien Paypal suivant : [lien] »
Si vous êtes fatigué de tous ces allez-retours par mail, il y a des chances pour qu’ils le soient eux-aussi.
*Par contre, il faut qu’en amont vos conditions de vente soient clairement écrites sur votre site ou envoyées au client.